Le 13 septembre, s’est tenue la conférence « SIBIL : le nouveau système d’information du spectacle vivant » au Forum de la Billetterie. Eric Layus-Coustet, directeur de projet chez CapGemini a présenté le nouveau système dans les détails, et était accompagné de trois représentants du Ministère de la Culture, qui ont répondu aux questions des participants.

SIBIL est le nouveau projet du Ministère de la Culture, adopté devant le Parlement en le 1er juillet 2018 en application de l’article 48 de la loi « Liberté de création, architecture et patrimoine ». Ce système a pour objectif de collecter les données de billetterie des lieux de spectacles vivants, de les analyser et de créer des statistiques afin de vérifier et d’adapter l’efficacité des politiques du ministère dans ce secteur.

Présentation de SIBIL

Eric Layus-Coustet a développé les principes structurants de l’application et a présenté le descriptif de l’application.

1 – Les référentiels

Le système est basé sur trois référentiels métier :

  • Référentiel des spectacles 
  • Référentiel des lieux
  • Référentiel des festivals

Ils ont été initialisés au sein de la base de données : les déclarants peuvent saisir leurs données, en étant aidé grâce à une fonctionnalité d’auto-complétion. Si le spectacle n’existe pas dans la base de données, il peut être proposé aux administrateurs du système, rattachés au Ministère de la Culture, qui le valident, ou non.

Pour le secteur du live, le nom de l’artiste et de la tournée est nécessaire, ainsi que celui du metteur en scène.

2 – Le compte principal/secondaire

Chaque déclarant doit créer un compte sur le portail en ligne avec son numéro de licence de spectacles et son numéro de dossier Atalie. Ce dernier pourrait être prochainement supprimé, au profit du numéro de SIRET. Le déclarant principal pourra ensuite créer des comptes secondaires qui serviront à :

  • suppléer le déclarant principal dans ses tâches de saisie de déclaration
  • créer un compte de type « SIB » (système de billetterie) pour permettre la remontée automatique des informations d’un système de billetterie informatique via l’API de SIBIL.

Lorsqu’un éditeur de système de billetterie a réalisé les développements nécessaires, à l’aide à une documentation fournie par CapGemini, les organisateurs de spectacles peuvent effectuer leur déclaration de manière automatique via l’API de SIBIL.  

3 – Déclaration en ligne

Pour effectuer une déclaration manuelle, le déclarant doit ajouter une (ou des) représentation(s) en suivant 4 étapes :

  • la description du spectacle (spectacle ou festival) : le domaine (théâtre, musique, etc.) et nom du spectacle ;
  • le lieu du spectacle ;
  • la ou les dates de représentations ;
  • le nombre de billets émis (payants, gratuit, tarifs réduits) et les recettes hors taxe

Pour les déclarations automatisées, le système de billetterie (et pas forcément l’organisateur ou le lieu ou même le distributeur) fait la déclaration pour le compte de l’organisateur. L’organisateur doit se créer un compte principal, puis mettre en place un compte secondaire « SIB » que le système de billetterie va utiliser pour envoyer les déclarations.

Après avoir effectué les déclarations, les déclarants peuvent voir leurs statistiques sur leur fréquentation, leur recette globales, le prix moyen de leurs billets. Ils peuvent également profiter de statistiques globales. Le Ministère de la Culture donne rendez-vous aux acteurs à la fin de l’année 2019 : lorsque l’outil sera rôdé et que tous les déclarants seront inscrits, il sera alors possible de commencer à analyser les données transmises.

4 – Relance/Retard

Les déclarations doivent être effectuées sur le trimestre en cours, jusqu’au 10 du 1er mois suivant le trimestre de déclaration.

Un mécanisme de relance automatique a été mis en place pour rappeler aux organisateurs d’effectuer leurs déclarations. Chaque retard sera inscrit dans la base de données et pourra donner lieu à des pénalités. Cependant, le Ministère de la Culture a concédé qu’il sera tolérant sur les premiers retards.

Par ailleurs, en cas de période d’inactivité couvrant plus d’un trimestre, une structure doit la déclarer avec une pièce justificative (programme, etc.).

Ces relances de retard ne concernent que les déclarations manuelles, les déclarations automatiques effectuées via un système de billetterie branchée sur l’API de SIBIL ne pouvant pas occasionner de retard.  

sibil-forum-billetterie

5 – Planning

Eric Layus-Coustet a ensuite rappelé le planning du projet. SIBIL a été finalisé au mois de mai dernier, et la première version a été mise en production le 02 juillet. Le Ministère et CapGemini se donnent une période de vérification de service régulier de plusieurs mois, lorsque l’enregistrement des déclarants sera complet en juillet 2019.

Le dispositif a été déployé progressivement, en trois vagues, afin d’observer, de régler les dysfonctionnements et de se rôder sur des volumétries d’abord limitées :

  • Au 1er juillet 2018 pour les opérateurs de l’État, les lieux labellisés, les scènes conventionnées et les théâtres lyriques d’intérêt national (environ 350 structures) ;
  • Au 1er janvier 2019 pour les structures déclarantes de la taxe sur les spectacles auprès du CNV et de l’ASTP (environ 2 500 structures) ;
  • Au 1er avril 2019 pour une généralisation à l’ensemble des structures de spectacle vivant (environ 12 000 structures).

Vous pouvez consulter l’intégralité des éléments pratiques ici : Présentation SIBIL – ForumBilletterieParis2018.

Débat

Cette présentation du système d’information SIBIL a ensuite soulevé des questions de la part de gestionnaires de lieux présents dans la salle et d’éditeurs de logiciels et a donné lieu à un débat tendu avec les représentants du Ministère de la Culture.

En effet, la plupart des structures soulignent que la mise en place, très rapide, de SIBIL nécessite un besoin de formation des équipes en charge de la billetterie. Par exemple, pour une saisie manuelle des renseignements, les personnes en charge doivent connaître les taux de TVA de la billetterie et avoir accès aux contrats réalisés entre le lieu et le producteur, ce qui n’est pas toujours le cas aujourd’hui. De plus, certaines structures et certains systèmes ne sont pas encore prêts, au niveau de leur ressources humaines (formation des équipes, management) et des coûts qu’un développement supplémentaire peut engendrer.

Enfin, certains lieux n’avaient pas été mis au courant de la mise en place de ce nouveau système d’information. De même, des fournisseurs de billetterie n’ont, à ce jour, toujours pas reçu de documentation pour développer une interface connectée à l’API de SIBIL.

Le Ministère de la Culture a alors rappelé que le projet SIBIL est en projet depuis plus de deux ans. Les syndicats professionnels ont été informés par des points d’étapes, et des réunions avec les éditeurs ont été tenues pour les informer. Une nouvelle réunion avec les éditeurs, en présence d’un architecte de chez CapGemini devrait se tenir très prochainement, pour répondre à leurs questions techniques, et la documentation nécessaire sera renvoyée aux éditeurs qui ne l’ont pas reçue.

En ce qui concerne la déclaration automatique : le développement de l’interface connectée à l’API correspond à 2/3 jours de développement. En revanche, le Ministère concède que le déploiement chez les clients peut être plus long et peut engendrer des coûts, en fonction des engagements contractuels et des mises à jour nécessaires.

Par ailleurs, les éditeurs de billetterie n’ont aucune obligation légale de faire les développements nécessaires pour interfacer leur logiciel avec SIBIL. En revanche, le Ministère de la Culture soutient que ce développement aura un impact sur leur politique commerciale, et que les éditeurs vont, petit à petit, intégrer d’office cet interfaçage.

Certaines structures présentes se sont également interrogées sur l’alimentation de la base de données via l’Archive des Spectacles. Si cela permet une bonne base, la SACD et la Sacem possèdent également des données concernant la fréquentation, les tarifs, le chiffre d’affaires, ainsi que les noms de spectacles. Par ailleurs, des structures partagent déjà des données similaires via la plateforme OPUS. Pour l’instant, le Ministère n’a pas encore indiqué de réponse sur la continuité de ce dispositif.

Enfin, un rapprochement va se faire très prochainement avec le Pass Culture, pour les structures concernées. Le Ministère a également prévenu que l’ajout de cette fonctionnalité pourrait peut-être amener à de nouveaux développements de la part des éditeurs de logiciels.

Cette conférence a permis de présenter le système SIBIL et de confronter les questions des éditeurs de logiciel de billetterie et aux structures au Ministère de la Culture. Si vous avez des questions supplémentaires concernant ce système, n’hésitez pas à nous en faire part !

Propos recueillis par Clara Pillet.